Miért kérdeznek az új munkatársak ugyanazt újra és újra? A tudásmegosztás hiányának valódi oka
Az ismétlődő kérdések sok időt vesznek el a vezetőktől és tapasztalt kollégáktól. Ismerje meg, hogyan segíthet egy céges tudástár a hatékonyabb tudásmegosztásban.
Az első időszakban szükség van segítségre, iránymutatásra és támogatásra.
A probléma akkor kezdődik, amikor ugyanazok a kérdések rendszeresen visszatérnek:
- Hol találom ezt az információt?
- Hogyan kell ezt a folyamatot elvégezni?
- Kihez forduljak ebben a helyzetben?
- Mi a következő lépés?
Sok vállalat ezt az új dolgozó bizonytalanságának tudja be.
Pedig gyakran nem a munkatársban van a probléma, hanem abban, hogy a vállalat tudása nincs megfelelően rendszerezve.
Az információ létezik, csak nehéz megtalálni
A legtöbb vállalatnál rengeteg értékes tudás áll rendelkezésre.
Megtalálható például:
- régi dokumentumokban;
- e-mail váltásokban;
- belső fájlokban;
- tapasztalt kollégák fejében.
A kihívás azonban nem az információ hiánya. Hanem az, hogy a munkatárs nem tudja gyorsan megtalálni azt, amire szüksége van.
Ez bizonytalanságot okoz, és újabb kérdésekhez vezet.
A tapasztalt kollégák ideje folyamatosan fogy
Az ismétlődő kérdések nem csak néhány percet jelentenek.
Hosszú távon jelentős időveszteséget okozhatnak:
- megszakítják a koncentrált munkát;
- lassítják a saját feladatok elvégzését;
- növelik a betanítással járó terheket.
Egy növekvő vállalatnál ez komoly működési akadállyá válhat.
Megoldás: a tudás legyen elérhető, amikor szükség van rá
A hatékony tudásmegosztás nem azt jelenti, hogy minden információt egyszerre kell átadni.
Sokkal fontosabb, hogy a munkatárs akkor találja meg a megfelelő választ, amikor szüksége van rá.
Egy céges tudástár ebben segít:
✓ a fontos folyamatok rendszerezhetők;
✓ a munkakörökhöz kapcsolódó információk elkülöníthetők;
✓ a gyakori kérdések könnyen visszakereshetők;
✓ az új kollégák önállóbban dolgozhatnak.
Ne csak válaszolja meg a kérdéseket, előzze meg őket
Egy jól felépített vállalati tudástár nem csak a problémákra reagál.
Már előre megadja azokat az információkat, amelyekre az új munkatársaknak szükségük lehet.
Például:
- hogyan működik egy adott folyamat;
- milyen lépéseket kell követni;
- milyen szabályokat kell betartani;
- milyen gyakori hibákat érdemes elkerülni.
Így a munkatárs nem vár a válaszra, hanem önállóan haladhat.
A tudásmegosztás a stabil vállalati működés alapja
Egy vállalat fejlődésével egyre fontosabbá válik, hogy a működés ne kizárólag néhány ember tapasztalatára épüljön.
A rendszerezett tudás:
- gyorsabb betanítást tesz lehetővé;
- csökkenti a bizonytalanságot;
- támogatja az egységes munkavégzést;
- hosszú távon megőrzi a vállalat értékeit.
Szeretné csökkenteni az ismétlődő kérdéseket vállalatában?
Egy személyre szabott céges tudástár segít abban, hogy a vállalati tudás könnyen elérhető, rendszerezett és minden munkatárs számára használható legyen.