Miért akad el a munka, ha nincs egyértelműen leírva a folyamat?
Az egyértelmű munkafolyamatok gyorsabb és kiszámíthatóbb működést tesznek lehetővé. Tekintsük át, hogyan segíthet egy céges tudástár a folyamatok rendszerezésében.
Egy vállalat működésében naponta több tucat folyamat zajlik.
Egy részük egyszerű és jól ismert. Más feladatoknál azonban könnyen felmerülhet a kérdés:
„Ezt pontosan hogyan kell csinálni?”
Ha erre nincs egyértelmű válasz, a munkatárs kénytelen segítséget kérni, találgatni vagy egy korábbi megoldást követni.
Ez pedig könnyen lassítja a munkát.
A szóban átadott tudás könnyen torzul
Egy folyamatot sokszor egyszerűbb szóban elmagyarázni, mint leírni.
Később azonban problémát okozhat, ha:
- valaki máshogy emlékszik rá;
- időközben megváltozik a folyamat;
- új munkatárs veszi át a feladatot;
- a tapasztalt kolléga nem elérhető.
Így ugyanazt a feladatot akár többféleképpen is elvégezhetik.
Egy jó folyamatleírás kapaszkodót ad
Nem minden munkafolyamat igényel hosszú dokumentációt.
Sok esetben már az is jelentős segítséget jelent, ha a munkatárs egyértelműen látja:
1. Mit kell elvégezni?
2. Milyen sorrendben?
3. Mire kell figyelni?
4. Mi történik, ha probléma merül fel?
Egy rövid, érthető folyamatleírás sok felesleges kérdést előzhet meg.
Ne csak dokumentálja, tegye használhatóvá
A cél nem az, hogy vállalata tele legyen hosszú dokumentumokkal.
A valóban hasznos tudás:
✓ könnyen megtalálható;
✓ érthetően van megfogalmazva;
✓ logikus sorrendben mutatja be a feladatot;
✓ a megfelelő munkakör számára érhető el.
Egy céges tudástár pontosan ezt a rendszerezést támogatja.
Mit érdemes elsőként leírni?
Ha most kezdené rendszerezni vállalata folyamatait, ne próbáljon egyszerre mindent dokumentálni.
Kezdje azokkal a feladatokkal, amelyek:
gyakran ismétlődnek;
sok kérdést okoznak;
új munkatársak számára nehezen tanulhatók meg;
több munkatársat is érintenek.
Ezzel már rövid idő alatt érezhetőbbé válhat a működés átláthatósága.
Az átlátható folyamat időt takarít meg
Ha a munkatárs tudja, mit kell tennie, kevesebb időt tölt kérdezéssel és kereséssel.
A rendszerezett folyamatok ezért nem pusztán dokumentációt jelentenek.
A mindennapi munkát teszik egyszerűbbé, kiszámíthatóbbá és önállóbbá.
Egy személyre szabott céges tudástár segíthet abban, hogy vállalata fontos folyamatai egyetlen, átlátható rendszerben legyenek elérhetők.
Szeretné átláthatóbbá tenni vállalata működését?
Nézzük meg együtt, milyen tudásrendszer illeszkedik legjobban vállalata folyamataihoz: