Mit, mikor és hogyan? Így teheti egyértelművé vállalata belső folyamatait
Ha a munkatársak gyakran kérdezik, mit és hogyan kell elvégezniük, ideje rendszerezni a folyamatokat. Ebben a cikkben az érthetőbb és egyértelműbb belső működésről lesz szó.
Egy jól működő vállalatban a munkatársaknak nem kell minden feladat előtt megkérdezniük, hogy mit, mikor és hogyan kell elvégezniük.
Mégis sok cégnél pontosan ez történik.
Az információk részben szóban, részben dokumentumokban, részben pedig a tapasztalt kollégák fejében találhatók meg.
Amíg kicsi a csapat, ez akár működőképes is lehet.
A vállalat növekedésével azonban egyre több bizonytalanságot okozhat.
A bizonytalan folyamat lassabb munkát eredményez
Ha egy munkatárs nem tudja pontosan, mi a következő lépés, először segítséget kér.
Ha a segítségre várnia kell, a feladat megakad.
Ha pedig több munkatárs másképp értelmezi ugyanazt a folyamatot, könnyen eltérő eredmények születnek. Ezért érdemes a fontos munkafolyamatokat egyértelműen meghatározni.
Egy jó folyamatleírás négy kérdésre válaszol
Nem szükséges minden folyamatból hosszú, nehezen olvasható dokumentumot készíteni.
Egy jól használható leírásnak elsősorban ezekre kell választ adnia:
1. Mit kell elvégezni?
Legyen egyértelmű maga a feladat.
2. Mikor kell elvégezni?
Határozza meg, milyen helyzetben vagy milyen időpontban szükséges a folyamat.
3. Hogyan kell elvégezni?
Mutassa be a szükséges lépéseket megfelelő sorrendben.
4. Mire kell különösen figyelni?
Emelje ki a fontos szabályokat, gyakori hibákat vagy kivételeket.
Ezzel a munkatárs sokkal kevesebb bizonytalansággal tud dolgozni.
Ne csak a vezetők ismerjék a folyamatokat
Egy vállalat akkor tud stabilan működni, ha a fontos feladatok elvégzése nem kizárólag néhány ember tapasztalatától függ.
A folyamatok dokumentálása ezért nem pusztán adminisztráció.
Segít abban, hogy:
- az új munkatársak gyorsabban eligazodjanak;
- a meglévő dolgozók könnyen visszakereshessék az információkat;
- egységesebb legyen a munkavégzés;
- egyszerűbb legyen a helyettesítés;
- csökkenjen az ismétlődő kérdések száma.
A rendszer legyen könnyen használható
A legjobb folyamatleírás sem ér sokat, ha a munkatársak nem találják meg. Ezért fontos, hogy a vállalati tudás ne szétszórt fájlokban legyen elérhető, hanem logikusan felépített rendszerben.
Egy céges tudástárban a folyamatok témakörök, fejezetek és munkakörök szerint rendszerezhetők.
Így nem kell hosszasan keresgélni: a szükséges információ ott van, ahol a munkatársnak szüksége van rá.
A világos folyamat önállóbb munkát jelent
Cél, hogy a munkatársak a mindennapi feladataikhoz szükséges tudást gyorsan és egyszerűen elérjék.
Ez kevesebb bizonytalanságot, önállóbb munkavégzést és kiszámíthatóbb működést eredményezhet.
Ha szeretné, hogy vállalatában mindenki pontosabban tudja, mit, mikor és hogyan kell elvégeznie, érdemes a fontos folyamatokat egy közös tudásrendszerben összefoglalni: